Gestión Documental

La cantidad de ventajas que proporcionan las nuevas tecnologías al mundo empresarial ponen de manifiesto la necesidad de modificar los viejos parámetros de clasificación y categorización que poseen las organizaciones.

Con este objetivo hemos puesto en marcha diferentes servicios que, encaminados a allanar el camino a las empresas en este ámbito, dan respuesta a la masiva utilización de otros soportes diferentes al papel que se viene produciendo en los últimos tiempos.

Tal es el caso de la digitalización, entendida como la transformación de los documentos de papel a formato digital. Gracias a ésta, que está formada por diferentes fases en las que garantizamos la calidad y mejora del documento original, las empresas obtendrán numerosas ventajas respecto a los documentos impresos como un mejor acceso y distribución de la información, optimización del espacio físico, agilización del servicio o protección de la información, entre otras excelencias. Y es que, para cada imagen examinamos diferentes factores, como la profundidad de bits y la compresión, para garantizar un mejor almacenamiento.


Las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías al diagrama organizativo y, más concretamente al tratamiento de la información, nos han llevado a crear otro servicio de similar índole como el de convertir una imagen en texto, es decir, recurrir al OCR. Se trata de un sistema por el que las organizaciones podrán extraer información del documento digitalizado de forma unívoca a la vez que les posibilitará la búsqueda, la captación de la información o la modificación y manipulación del mismo, como si de un documento normal se tratara.


A los Sistemas de Gestión Documental anteriormente citados, hay que sumar otras prestaciones muy vinculadas como la de consultoría documental y tratamiento archivístico. En la primera de ellas realizamos un estudio pormenorizado de su organización con el objetivo de que se optimicen los puntos fuertes de la misma y, por consiguiente, sea más eficiente y exitosa. De esta manera; y tras estudiar las infraestructuras, el tamaño necesario, y los recursos entre otros factores; obtenemos los resultados necesarios para presentar una propuesta detallada. En el segundo de los casos, el de tratamiento archivístico, nuestras instalaciones están dotadas de mecanismos que garantizan, además de una ordenación sistemática, la confidencialidad y la seguridad de la documentación custodiada.

La firma electrónica, que garantiza la autenticidad de un documento digitalizado; la digitalización certificada de facturas, que permite que éstas tengan un valor original; y la destrucción de la documentación, son entre otros, los servicios que nuestra organización puede prestarle.